Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Επισκεπτών

Το λογισμικό διαχείρισης επισκεπτών VisitLog είναι ένα πλήρως εξοπλισμένο σύστημα διαχείρισης το οποίο οργανώνει τη διαχείριση των επισκεπτών μίας εταιρείας ή ενός ξενοδοχείου. Οποιαδήποτε στιγμή, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην λίστα επισκεπτών στο κτίριο σας, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας τους και τον λόγο της επίσκεψή τους. Με το Σύστημα Διαχείρισης Επισκεπτών οι επισκέπτες σας αισθάνονται ευπρόσδεκτοι με έναν επαγγελματικό και προσωπικό τρόπο. Οι ρεσεψιονίστ έχουν όλα τα δεδομένα που χρειάζονται για να τους καλωσορίσουν με ένα προσωπικό τρόπο: όνομα επισκεπτόμενου, αίθουσα συνεδριάσεων καθώς και κάθε πρόσθετες σχετικές πληροφορίες.

Δυνατότητες Συστήματος

Καταχώρηση επισκεπτών

Η εγγραφή ενός επισκέπτη μπορεί να γίνει με τρεις τρόπους:

• Μέσω self registration, όπου ο επισκέπτης θα καταγράψει την επίσκεψή του σε ένα κιόσκι ή μέσω πληκτρολόγησης κωδικού που του έχει αποσταλεί με e mail

• Από τα άτομα που επανδρώνουν την ρεσεψιόν

• ή απλά μέσω αναζήτησης των στοιχείων τους στα αρχεία από προηγούμενη επίσκεψη

Εκτύπωση Κάρτας Επισκέπτη

Η κάρτα επισκέπτη αναφέρει τουλάχιστον το όνομα του επισκέπτη καθώς και τον άτομο που πρόκειται να επισκεφθεί, Αν ζητηθεί μπορούν επίσης να εκτυπωθούν αρ. κυκλοφορίας οχήματος για χρήση στο χώρο στάθμευσης της εταιρείας, φωτογραφία του μέσω web cam ή ακόμα και κωδικός για το Wifi εντός του χώρου.

Checkout(logout)

Μετά την ολοκλήρωση της επίσκεψης ή της διαμονής ο επισκέπτης θα πρέπει να σκανάρει το εισιτήριο του στον αναγνώστη εξόδου αφαιρώντας τον αυτόματα από την λίστα. Σε περίπτωση που δεν ακολουθηθεί η διαδικασία  το σύστημα μετά από ένα χρονικό όριο δημιουργεί μια ειδοποίηση στον χειριστή για την παρουσία του επισκέπτη στην σχετική λίστα δύνοντας του την δυνατότητα της χειροκίνητης επέμβασης αφαιρώντας τον από το σχετικό αρχείο.

Προ κρατήσεις

Το σύστημα δύναται να προσφέρει υπηρεσίες προ κράτησης είτε μέσω μίας απλής φόρμας από την ιστοσελίδα της εταιρείας/ξενοδοχείου είτε από το προστατευμένο extranet για το οποίο φυσικά θα πρέπει να διαθέτει κωδικούς οι οποίοι θα έχουν σταλθεί σε πρότερο στάδιο. Σε κάθε από τις δύο παραπάνω περιπτώσεις το άτομο που απευθύνεται ο επισκέπτης θα ειδοποιηθεί μέσω e mail και θα αποφασίσει για την παροχή πρόσβασης αποστέλλοντας με την σειρά του ένα απαντητικό e mail με κωδικό ο οποίος θα χρησιμοποιηθεί στην είσοδο για την έκδοση του barcode.

Λίστα επισκεπτών/ εκκένωσης

Το σύστημα δύναται να γνωρίζει και διαθέτει ανά πάσα στιγμή λίστα με τους επισκέπτες οι οποίοι βρίσκονται εντός των εγκαταστάσεων. Η λίστα αυτή μπορεί να είναι διαθέσιμη και απομακρυσμένα με την έννοια της πρόσβασης στο πρόγραμμα μέσω ενός tablet ή άλλης κινητής συσκευής.